met iPad #paperless office ?

Hoi Marcel,

Jij twijfelt er aan dat de iPad een papierloos tijdperk inluidt, dat las ik in jouw blogpost over de digitale ezel. ;)
Mijn ervaring: het kan wel, een papierloos kantoor met de iPad, maar je moet er wel wat voor over hebben. Het gaat niet vanzelf.

Je weet dat ik nu bijna een half jaar met een iPad werk. Sinds een paar maanden heb ik me voorgenomen niets (of zo min mogelijk) uit te printen. Dat lukt me aardig, maar het is erg aan wennen, hoor. Het vereist wat andere voorbereidingen.
Hoe gaat dat dan in een vergadering met een agenda, notulen vorig overleg, verschillende vergaderstukken.........

'Vroeger' bereidde ik een bijeenkomst voor door de stukken uit te printen en hierop mijn aantekeningen te maken. Nu zet ik via de computer (een kopie) van de digitale documenten bij elkaar in een tijdelijk Dropbox - mapje. Voor degenen die Dropbox nog niet kennen: deze tool biedt (2GB) gratis online opslagruimte en synchroniseert de inhoud  met bestanden die op je pc zijn opgeslagen. Erg handig! Al mijn documenten sla ik op in mijn Dropbox. Via de meeste apps die ik met de iPad gebruik, kan ik deze bestanden openen.
PDF's openen en lezen op de iPad is geen probleem, daar zijn zoveel applicaties voor. Zoals:

iBooks (gratis)
De boekenkast van Apple. eBooks in ePub-format kunnen hiermee gelezen worden maar ook PDF's. Ziet er mooi uit, werkt prima.

Bluefire Reader (gratis)
Reader speciaal bedoeld om eBooks met Adobe DRM-beveiliging te kunnen lezen op de iPad. Maar met deze app kan je ook PDF's lezen. Het voordeel is de zoekmogelijkheden, maar bij mij hapert deze app vaak.

PDF-notes (gratis)
Handig! Hiermee kan je PDF-teksten markeren door te onderstrepen/highligten, aantekeningen maken kan nog niet (komt binnenkort), je kunt pagina's, hele originele of geannoteerde documenten doorsturen via e-mail of openen in een ander programma.

Maar dat kan ik ook in GoodReader (€3,99)

Deze app heeft toch mijn voorkeur. Ik kan in PDF's  net als in PDF-notes stukken tekst markeren, maar kan ook notities maken. Helaas kan dat niet met Wordbestanden.

Hiervoor heb ik Documents-to-go (€ 7,99) aangeschaft.

Mijn Dropboxaccount heb ik (net als bij GoodReader) aan deze app gekoppeld en op deze manier kan ik Worddocumenten aanpassen.
Echt handig vind ik het niet werken, maar dat komt misschien omdat ik het typen op de iPad niet echt snel vind gaan. Ik maak veel typfouten. Maar om nu ook een apart toetsenbordje en standaard zoals Jack aan te schaffen, dan kan ik net zo goed mijn notebook meenemen.

Zowel bij Docs-to-go als Goodreader kan je bewerkingen opslaan, mailen.

Maar hiervoor gebruik ik deze apps niet, alleen maar voor mijn eigen voorbereiding. Omdat ik Docs-to-go niet zo'n handige app vind, sla ik de benodige Worddocumenten op als PDF-bestand. Vervolgens kan ik ze via mijn tijdelijk Dropboxmapje in GoodReader lezen en notities toevoegen.

Er zijn misschien handigere apps of andere werkwijze, maar dit is nu mijn manier. Tot ik weer een betere app/manier vind natuurlijk.:)

Aantekeningen tijdens een overleg, maak ik in Evernote.
Een geweldig programma. Ik werk hiermee op mijn iPad, iPhone en laptop/pc. Alle gedachtenspinsels (voor een blogpost), of to-do-lijstjes zet ik hier in. Ook heb ik in mijn brower de Chrome extension 'Clip to Evernote' toegevoegd zodat ik elke pagina, afbeelding met 1 klik in Evernote kan zetten.Het is mijn digitaal notitieblokje.Heb ik de note verwerkt dan gooi ik m weg.
Moet er alleen voor zorgen dat ik ze regelmatig synchroniseer, zodat alle notities op al mijn devices identiek zijn. Maar dat geldt voor Dropbox ook.

Je hebt met een iPad een groter archief bij je, zo schreef je in jouw blogpost. Daar heb je natuurlijk geen iPad voor nodig. Dat kan ook als je je laptop meeneemt.
Het voordeel van de iPad vind ik dat je tijdens een overleg je niet achter een laptopscherm verstopt. Een iPad is een wat 'socialer' device. ;)
Daarnaast is de iPad licht in gewicht en de batterij gaat lekker lang mee. Het is prettiger lezen op een iPad dan op een laptop. Ondanks dat ik het typen niet zo snel vind gaan, kan ik er tijdens een vergadering of een treinreis goed mee uit de voeten. Als ik veel tekst wil typen, dan stap ik over naar mijn laptop of PC.
Het switchen op de iPad tussen documenten en applicaties is iets waar je aan wennen moet. Met papier kan je verschillende documenten naast elkaar wegleggen, dat kan met een iPad weer niet.

Ik vind dat ik als kenniswerker met iPad 'verplicht' ben te proberen hoe je papierloos kunt werken. Dus ik blijf doorgaan,
Ik ben benieuwd hoe jij als raadslid en als Zuyderling het werken met de iPad (of Galaxy Tab?) gaat bevallen. En of je ongelijk gaat krijgen en de papierstroom toch verminderd. :)

Zo probeer ik als een Klein Duimpje de ontwikkelingen met Zevenmijlslaarzen bij te houden. Er liggen zoveel broodkruimeltjes .....

Zie je morgen weer.
groetjes,

Judith